Crear Reuniones En Las Plataformas Más Usadas: ZOOM, MEET y TEAMS

Actualmente las circunstancias que se viven en el mundo, nos han llevado a utilizar nuevas herramientas de Tecnología. Aunque estas no necesariamente nos tienen que complicar la vida. 

Por eso, te traemos este tutorial de cómo realizar reuniones en las tres plataformas más usadas del momento: Zoom, Meet y Teams.

REUNIÓN EN ZOOM

La plataforma de Zoom tiene muchas opciones para preparar la reunión que desees. El administrador de la reunión tiene el control total sobre la reunión, para sus invitados.

Previamente tendremos que registrarnos en Zoom, podemos hacerlo creando una cuenta o utilizando la opción de Google o Facebook. Para tener acceso a la interfaz de nuestro perfil, programar reuniones y las opciones de configuración.

Existen las siguientes opciones:




1. Programarla desde la aplicación para escritorio, puede ser Windows o Mac. (Si no sabes cómo instalar la aplicación, da clic aquí)
2. Programarla desde la aplicación móvil de Zoom, puede ser Android o iOS
3. Programarla desde el portal web de Zoom
4. Programarla para otro usuario para asistentes ejecutivos (Outlook, Google)

Podemos descargar el cliente de videoconferencia de Zoom para Mac, PC, sistemas Android y iOS desde la web de Zoom, desde Play Store o App Store.

REGISTRARSE POR PRIMERA VEZ

Te va a pedir un correo para registra tu cuenta desde la página oficial de Zoom.



Posteriormente te va a pedir la fecha de nacimiento para poder completar el registro.



Como ultimo punto te va a pedir que confirmes tu correo electrónico con el que te registraste.



Una vez activado el correo con el mail que nos llegó a nuestro correo, vamos a proceder a llenar nuestra información con datos personales.



APLICACIÓN PARA ESCRITORIO

1. Abra el programa de Zoom e inicie sesión.
2. Haga clic en el icono Agendar.
1. Enseguida se abrirá una ventana para agendar la reunión.
2. Seleccione la configuración de su reunión. algunas de estas opciones pueden no estar disponibles.



1. Ahora coloca la información acerca de tu Reunión:
2. Tema o nombre para la reunión.
3. Seleccione una fecha y hora para la reunión.
4. Coloque la duración aproximada de la reunión.



NOTA: La reunión no finalizará transcurrido ese periodo de tiempo. De forma predeterminada Zoom utilizará la zona horaria del ordenador, pero puede cambiarla. Reunión recurrente: para que el ID de reunión sea el mismo en cada reunión.



CONFIGURACIÓN DE VÍDEO

1. El invitado puede habilitar o deshabilitar su imagen de video al unirse a la reunión.
2. El administrador podrá habilitar o deshabilitar el vídeo de los participantes al unirse a la reunión.



1. Puede hacer clic en la flecha para ver opciones adicionales para la reunión.
2. Podemos compartir la pantalla introduciendo una clave de compartir o la ID de la reunión.
3. También puedes chatear en una columna a la derecha o para grabar la reunión.

SEGURIDAD DE LA REUNIÓN

Puede habilitar el uso de contraseña y crearla, para que los participantes coloquen antes de unirse a la reunión programada.

Nota: La contraseña de reunión debe cumplir los siguientes requisitos.

1. Máximo de 10 caracteres
2. Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas
3. Puede utilizar caracteres alfanuméricos y los siguientes caracteres especiales: @ * _ -
4. No permite los siguientes: & <> \
5.  La reunión finalizará transcurridos 40 minutos para los usuarios de cuentas gratis.
6. El ID personal de la reunión, marcando la opción. De lo contrario se generará un ID de forma aleatoria.

OPCIONES AVANZADAS

Zoom permite configurar otras opciones más avanzadas para tu próxima reunión, son las siguientes:

1. Habilitar la sala de espera.
2. Habilitar la entrada de los participantes antes que el anfitrión.
3. Silenciar a los participantes al entrar.
4. Solo los usuarios autenticados pueden unirse.
5. Grabar la reunión de forma automática. En las cuentas gratuitas se debe seleccionar la opción Localmente para que el archivo se guarde en el ordenador.

REUNIÓN EN MEET

Programar una reunión desde nuestra cuenta de Google, tenemos que ingresar a la página web de Google Meet. Dentro del enlace, tendrás la opción de unirte a una reunión o crearla.

Haremos clic en la opción “unirse a una reunión o crearla”.

Posteriormente nos pedirá ingresar un código de reunión en caso de querer unirse a una.

Para programar nuestra propia reunión puedes ingresar un código o dejar este campo vacío y hacer clic en “continuar”. Se te mostrara la siguiente imagen.

En esta página nueva, podrás visualizar cómo Meet prepara tu videoconferencia para configurar el audio y video de tu ordenador o móvil.

Cuando estés listo haz clic en el botón de “Unirse ahora” y te permitirá agregar a otras personas a tu videoconferencia.

Para poder invitar a personas a tu conferencia, son los siguientes pasos:

1. La primera opción es copiar un link donde deberás enviar a cada persona y así podrán asistir a tu reunión.
2. La segunda opción es hacer clic en el botón “agregar personas” que te enviará a un listado de contactos de tu correo electrónico, para seleccionar a los participantes.

Una vez seleccionado los contactos deberás hacer clic en el botón enviar invitación.

OPCIONES DE MEET

1. En la parte inferior tienes botones para cortar la videoconferencia, silenciar el micrófono y desactivar el video.
2. En la esquina superior derecha existe una pestaña llamada “chat”. Donde existe una sala de chat para el grupo de invitados y otra sala de chat individual.
3. En la esquina inferior derecha, un icono que te permitirá compartir tu pantalla en tiempo real con las personas que se encuentran en la videoconferencia.
4. Existe la opción de eliminar miembros de tu reunión con tan solo hacer clic sobre la opción “eliminar”.
5. En el menú de “opciones” están las funciones: grabar la reunión y acceder a un video en tu ordenador, “activar subtítulos”, “cambiar el diseño”, “pantalla completa”, “configuración”, entre otros.

AGENDAR UNA REUNIÓN EN GOOGLE MEET

Las reuniones de Google Meet, se añaden a los eventos de Google Calendar de forma predeterminada. Para agendar la reunión programada siga los siguientes pasos:

Para comenzar haga clic en Aplicaciones de Google.

Haga clic en el icono de Calendario.

Haga clic en el día que desea agendar la reunión.

Aparecerá la siguiente ventana.

En esta sección agregue el nombre a la Reunión.

En la siguiente sección, seleccione fecha y hora de la reunión.

En esta sección agregue el correo electrónico de sus invitados.

Seleccione Añadir conferencia seleccionando la opción de Meet finalmente haga clic en Guardar.

Serán notificados a los invitados con un mail.

La siguiente imagen se muestra como llega su correo la invitación para la reunión en Google Meet. Ellos le darán en confirmar su asistencia.

Nos llegará un correo de confirmación de los invitados a la reunión.

REUNIÓN EN TEAMS

Su calendario en Teams está conectado a su calendario, para cuando programe una reunión en Outlook, se mostrará en Teams, y viceversa. Todas las reuniones programadas en Teams se convierten en una reunión en línea.

PROGRAMAR REUNIONES DE TEAMS DESDE OUTLOOK

Si trabajas con Outlook, puedes hacer clic en la opción del menú principal “Inicio”, despliegas la opción de “Nuevos elementos” y nuevamente clic en “Reunión de Teams”.

En la siguiente ventana, podrás colocar los siguientes datos:

• Título de la reunión
• Asistentes obligatorios
• Asistentes opcionales
• Fecha y hora de inicio y de fin de la reunión
• Ubicación (puedes incluso buscar salas disponibles)

Una de las características de establecer reuniones con Teams es que puedes invitar a un grupo de personas y puedes invitar a gente fuera de tu organización.

PROGRAMAR REUNIONES DESDE OUTLOOK MICROSOFT TEAMS

En la parte izquierda de tu Teams, en la barra del menú color morada, encontrarás una opción llamada “calendario” le darás clic.

Posteriormente te mostrara tu agenda y podrás actualizar y crear nuevas reuniones conforme te sea necesario. También, puedes dar clic en cualquier espacio de tu calendario, se te abrirá automáticamente una ventana para configurar tu reunión, podrás establecer nuevamente los detalles de la reunión.

Una de las características de establecer reuniones directamente desde Microsoft Teams, es que puedes ver si las personas a las que estás invitando están disponibles para unirse a tu reunión.